ビジネスで大活躍!チャットツールで業務効率化

社内のコミュニケーションは十分にとれていますか?最近では、社内でのやり取りにはメールよりチャットを利用している会社が増えてきており、サービスも多彩になってきているんです。今回はコミュニケーションツールの中の、チャットサービスに焦点を当てていきたいと思います。

社内チャットで業務効率化

メールでもデータ送信やコミュニケーションはとれますが、なぜチャットツールが普及してきているのでしょうか。一番の理由として挙げられるのが、コミュニケーション活性化による業務効率アップが実現できるからです。わざわざメールを打つほどではないけど…というアイデアや、メール入れ違いによる認識相違などをすくい取り、より円滑な業務遂行のサポートを目的として導入されています。

時間コスト削減

出勤したらまず開いて内容確認・返信しますよね。しかしこの動作で意外と時間がかかっているんです。チャットツールはタイムライン方式になっているので、一目で内容や時系列、背景がわかりやすく、導入によって月間の事務作業が20時間減少したというデータも出ています。

定型文が不要!?

チャットという気軽さから、それほど上役とのやりとりでなければ、「お疲れ様です。」「お世話になります。」「よろしくお願いいたします。」などの常識的なメール定型文を省いて、要件から入る使いかたがオーソドックス。そのため、急ぎの用事でもシンプルに伝えることができます。

簡単メッセージ

メールと言うと宛先入力が必要ですね。チャットツールはほとんどがSNSのようにアカウント指定になっているので、指定する手間もありません。またLINEのように今までのやり取りが一覧で見れるので、認識相違や入れ違いになることも少なくなるでしょう。

グルーピングでよりわかりやすく

相手を指定してグループを作成できます。必要な人だけ誘ってチャットができるため、会議の刷り合わせやちょっとしたプロジェクトにはもってこいの機能です。

いろんなチャットツール

ChatWork(チャットワーク)

チャットワーク

聞いたことがあるかもしれません。無料で且つ代表格のチャットツール

■シンプルデザイン
慣れていない人でも簡単に使えるほどシンプルです。相手の登録、チャット、データ送信までわかりやすく、初めての人へも優しいデザインになっています。

■タスク管理機能
自分やグループチャットのタスク管理ができます。期限を決めて右側に常時表示されているので、漏れが無くなります。

■ビデオ通話ができる
メールよりもチャットよりも直接伝えたいことってありますよね。チャットワークは音声通話・ビデオ通話が可能です。直接顔を合わせながら会議を行ったり、話しながら重要な部分はタスクに追加することも可能です。

■最安価プラン
フリープラン:0円/月
コンタクト(友達追加)無制限
14グループチャット
1対1でのビデオ通話
ストレージ5Gまで

出典:http://www.chatwork.com/ja/

LINE WORKS(ラインワークス)

LINEWORKS

国内ユーザーNo1のコミュニケーションアプリのビジネス版

■LINE利便性が仕事でも!
おなじみのLINEの使い勝手がビジネスに反映されます。社内のアドレス帳と連動させることができるので、友達登録しなくてもLINEが可能。もちろん既存サービスのカレンダーや掲示板、メッセンジャーのそのまま使えます。

■LINEスタンプが使える
コミュニケーションとして多用されるのがスタンプ。多彩な表現ができるのも、嬉しいポイントですね。

■安心セキュリティ
モバイル端末で一番のリスクが紛失時の情報漏洩です。防止として、遠隔からのデータ削除や初期化が出来ます。また、アカウントロック機能やマルウェアを防ぐ添付ファイル制限機能が搭載されています。

■最安価プラン
年間ライトプラン:300円/月
月間ライトプラン:360円/月
無料音声・ビデオ通話
掲示板
組織対応型アドレス帳
セキュリティ
共有ストレージ 基本容量100G(1ユーザーあたり1G追加)

出典:https://line.worksmobile.com/jp/

Talknote(トークノート)

トークのート

意見交換活性化やマネジメントでも活躍

■投稿へのリアクションが明確
Talknoteは他のチャットツールと比べ、やりとりのリアクションがわかりやすいです。いい意見や投稿には「いいね!」ボタンをプッシュ。相手が見過ごしていないかどうかの既読確認機能がついており、確認漏れから発生する問題を未然に防ぎます。ライトなリアクションが得られるため、意見交換も活発化出来そうです。

■アクションリズム解析機能
離職に繋がる気持ちの変化を、アクセス数や投稿数、アクセス時間などで解析するシステムです。解析結果と業務量を対比し、意欲の減少を読み取り、優秀な人材の離職を早期発見できるようになります。会社を本当の意味で改善するマネジメントのサポートとして活用したい機能ですね。

■社外の相手へメッセージ
会社共同のプロジェクトで使えるのがこの機能です。検索機能が付いているので、会社や名前で検索し、相手が承認すれば、グループでの意見交換が行えます。

■最安価プラン
基本プラン:980円/月
アクションリズム解析
タスク管理
グループ数無制限
ストレージ無制限

出典:https://talknote.com/

Airy(エアリー)

eary

コミュニケーションで人材育成のサポートを

■Facebookのようなインターフェイス
最大規模のSNSと同じようなタイムライン方式になっているのでマニュアル無しで操作が可能。マイページが作れるので、その中で日記やプロフィール、コメント書きこみ機能などが使えるため、業務外でもコミュニケーションや結束力を後押ししてくれます。

■アンケートで意見をキャッチ
アンケート機能が搭載されており、手軽に意見を聞くことができます。全体的な意見が一目で把握できるため、業務改善・方向修正や、人気企画の集計などに便利ですね。

■人材育成をチャットツールで
コミュニティを作成し、知識を共有、落とし込みでステップアップのサポートができます。eラーニングも利用でき、提出物管理機能を使って一括管理もできるので管理職にも嬉しい機能です。

■最安価プラン
基本プラン:625円/月
アンケート機能
マイページ(日記、プロフィール、コメント書きこみなど)
タイムライン
eラーニング実装

出典:https://airy.net/

Tocaro(トカロ)

tokaro

ビジネスで重要度が高い機能性、操作性に優れたチャット

■ストレスフリーなコミュニケーション
高解像度と同時性に重点を置き、国境を超える距離・複数拠点でも簡単にビデオ会議ができます。会議に不可欠な画面共有も可能になっているので、よりスムーズに共有可能、また、動画自体が録画できるため、議事録になるのもポイントです。

■“繋がり”まで自動一括管理
メッセ―ジとToDoリストを紐付けて管理できるので、背景や内容が一発でわかります。またコネクションを持っている人などの関係性を整理し、可視化してくれるため、業務遂行のためのコミュニケーションを円滑にしてくれます。

■枠を超える検索力でデータ整理も手軽に
どんなファイルもアップロードしてプレビューが出来るため、迅速な共有ができます。そして共有データは自動でファイル形式やグループで自動組み分けされるので、蓄積されたデータ一覧をみなおすことも可能です。また、形式やグループにとれわれない検索ができるので、埋もれてしまったデータでも探し出すことができます。

■最安価プラン
FREEプラン:0円/月
タスク管理
既読機能
全体検索
グループ数無制限

出典:https://tocaro.im/

まとめ

形式を重んじる日本では、外部との連絡は未だメールが多いですが、社内でのやり取りはチャットが非常に便利。1対1はもちろん、グルーピングでのコミュニケーションを円滑に出来るのは会社にとって大きなメリットです。メールチェックや送信コストの削減且つ業務外でのコミュニケーションも簡単に楽しくしてくれます。無料お試し出来るチャットもあるので、試してみてはいかがでしょうか。